Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi uyarınca, SNY platformunu (“Platform”) kullanan ve kişisel verileri Platform’da işlenen kişileri bilgilendirmek amacıyla, veri sorumlusu sıfatıyla [ŞİRKET UNVANI] (“SNY”, “biz”) tarafından hazırlanmıştır.

Platform; gemi işletme, tersane, insan kaynakları (manning) ajansı ve benzeri müşteri şirketlerin (“Müşteri”) kullanımına sunulur. Müşteri’nin kendi çalışanları ve mürettebatı hakkında Platform’a girdiği kişisel veriler bakımından SNY, Müşteri adına veri işleyen konumunda olabilir; bu durumda söz konusu veriler için veri sorumlusu ilgili Müşteri’dir. [HUKUK İNCELEMESİ: SNY ile Müşteri şirketlerin veri sorumlusu / veri işleyen rollerinin belirlenmesi]

• Platform kullanıcıları: Müşteri şirketlerin kıyı personeli, yöneticileri ve gemi personeli (mürettebat).
• Platform kayıtlarında adı geçen kişiler: ör. iş emri, denetim, olay veya satın alma kayıtlarında belirtilen çalışanlar ve tedarikçi yetkilileri.
• Denizci havuzu ve işe yerleştirme (manning) süreçlerindeki denizciler.
• Kayıt başvurusunda bulunan şirket yetkilileri.
• Platform’un herkese açık sayfalarını ziyaret edenler.

Gemi konumu (AIS) gemiye ait operasyonel bir veridir; Platform şu anda tarayıcı veya cihaz konum iznini kullanarak kullanıcıların konumunu toplamamaktadır. Konuma ilişkin ayrıntılar Konum Verisi Bildirimi’nde açıklanmıştır.

Sağlık verileri KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Platform’da bu veriler gemide sağlık hizmetinin sağlanması ve tedavi amacıyla işlenir ve erişim aşağıdaki şekilde sınırlandırılır:

• Kişi kendi sağlık kayıtlarını her zaman görebilir.
• Başkasının sağlık kayıtlarına yalnız tıbbi zincir erişebilir: şirket genelinde kıyı tıbbi danışmanı; yalnız kendi atandığı gemilerdeki mürettebat için gemi sağlık sorumlusu ve gemideki sağlık hizmetinin yedek sorumlusu olarak kaptan.
• Yönetici, genel müdür, insan kaynakları ve diğer idari roller sağlık kayıtlarına erişemez. Denizci havuzunu görüntüleyen ajanslar yalnız “denize elverişli” bilgisini görür.
• Başkasına ait sağlık kaydına yapılan her erişim, kayıt bulunmasa dahi, kim tarafından ve hangi kişi için yapıldığıyla birlikte işlem günlüğüne kaydedilir.

Diğer hassas veriler için de sunucu tarafında erişim sınırlaması uygulanır: T.C. kimlik numarasını yalnız kişinin kendisi görür ve ekranlarda son dört hanesi dışında maskelenir; pasaport ve vize bilgilerini kişinin kendisi, seyahat ve vize işlemleri için ilgili ajans ve kaptan (yalnız o anda kendi gemisinde bulunan mürettebat için, yalnız okuma) görebilir; kaptanın bu erişimleri işlem günlüğüne kaydedilir. Bordro bilgilerini şirketin yönetici, genel müdür, finans ve insan kaynakları rolleri görür, diğer kullanıcılar yalnız kendi bordrosunu görür. Yetkisi olmayan kullanıcılar başkalarının e-posta adresini maskeli görür.

• Platform hesabının oluşturulması, kimlik doğrulama ve oturum yönetimi.
• Müşteri şirketlerin gemi yönetimi, planlı bakım, sefer, satın alma, emniyet yönetimi, mürettebat ve tersane süreçlerinin Platform üzerinden yürütülmesi.
• Mürettebat atama, rotasyon, belge ve sertifika takibi ile bordro işlemlerinin yürütülmesi.
• Gemide sağlık hizmetinin sağlanması ve tıbbi müdahalelerin kaydedilmesi.
• Erişim yetkilendirmesi, bilgi güvenliğinin sağlanması ve işlem günlüklerinin tutulması.
• E-posta ve SMS ile bildirim, davet ve şifre sıfırlama iletilerinin gönderilmesi.
• Yapay zeka destekli özelliklerin sunulması (bkz. Bölüm 7).
• Kayıt başvurularının değerlendirilmesi.
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurumların taleplerinin karşılanması.

Kişisel verileriniz; sizin veya şirketinizin yetkililerinin Platform’daki formlar ve dosya yüklemeleri aracılığıyla girdiği bilgilerden, Microsoft hesabıyla giriş yapılandırıldıysa Microsoft’tan alınan kimlik bilgilerinden, yapay zeka asistanıyla yazışmalarınızdan ve çerezler ile işlem günlükleri gibi otomatik yollarla, elektronik ortamda toplanır.

Açık rızaya dayanan işlemler için açık rıza bu Aydınlatma Metni’nden ayrı olarak alınır. [KARAR BEKLİYOR: açık rıza metni ve alınma yöntemi]

Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olmak üzere aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Hesabınızın bağlı olduğu Müşteri şirketin yetkili kullanıcıları — rolleri ve gemi atamalarıyla sınırlı yetki kapsamında, Platform süreçlerinin yürütülmesi amacıyla.
• İnsan kaynakları (manning) ajansları — denizcilerin seyahat, vize ve işe yerleştirme işlemleri amacıyla, mesleki belgelerle sınırlı olarak.
• Hizmet sağlayıcılar (veri işleyenler) — aşağıdaki tabloda belirtilen hizmetlerin sunulması amacıyla.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları — hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla.

Tabloda yurt dışında bulunduğu veya bulunabileceği belirtilen alıcılara yapılan aktarımlar, kişisel verilerin yurt dışına aktarılması niteliğindedir ve KVKK m.9 uyarınca gerçekleştirilir. [HUKUK İNCELEMESİ: m.9 aktarım dayanağı]

Saklama süresi sona eren veya işlenme sebebi ortadan kalkan kişisel veriler KVKK m.7 uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. [HUKUK İNCELEMESİ: kişisel veri saklama ve imha politikasının hazırlanması]

Hesap silme talepleri platform operatörü tarafından işleme alınır. Bu işlem bugün yalnız kullanıcı hesabınızın kendisini kapsar: hesaptaki adınız “Anonymized User” olarak değiştirilir; hesabınızdaki birincil e-posta adresi ve telefon numarası, adres, uyruk, T.C. kimlik numarası ve profil fotoğrafı silinir; şifreniz ve Microsoft hesap bağlantınız kaldırılır, hesabınız devre dışı bırakılır; açık oturumlarınız ve şifre sıfırlama bağlantılarınız iptal edilir; yapay zeka asistanı sohbetleriniz silinir. Operasyonel kayıtlar (iş emirleri, denetimler, mesajlar, yorumlar vb.) ve işlem günlükleri anonimleştirilmiş kullanıcıya bağlı olarak kalır.

Hesap silme işlemi aşağıdaki verileri şu anda otomatik olarak silmez veya anonimleştirmez: hesap kaydının kendisinde kalan aylık brüt maaş ve para birimi bilgisi, iki aşamalı doğrulama anahtarı ve mürettebat durum notu; hesaba bağlı denizci profili (ad, soyad, e-posta, telefon, uyruk, doğum tarihi vb.); iptal edilen oturum ve şifre sıfırlama kayıtlarındaki IP adresi ve tarayıcı bilgisi; hesaba eklenmiş ek e-posta adresleri ve telefon numaraları; sağlık bilgileri (acil durumda ulaşılacak kişi bilgileri dahil), aşı ve tıbbi müdahale kayıtları; pasaport ve vize kayıtları; kişisel sertifikalar ve taramaları; eğitim, kurs ve iş deneyimi kayıtları; bordro ve harcırah kayıtları; serbest metin alanlarında ve yüklenen belgelerde geçen kişisel veriler. [KARAR BEKLİYOR: hesap silme talebinde anonimleştirme/silme kapsamı]

KVKK m.11 uyarınca veri sorumlusuna başvurarak;

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• kişisel verileriniz eksik veya yanlış işlenmişse bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK m.7’de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Başvurularınızı, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirtilen yöntemlerle; yazılı olarak [ADRES] adresine, kayıtlı elektronik posta ile [KEP] adresine veya sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden [BAŞVURU E-POSTASI / KEP] adresine iletebilirsiniz. Başvurunuzda adınız, soyadınız, yazılı başvurularda imzanız, T.C. kimlik numaranız (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası), tebligata esas adresiniz, varsa bildirime esas e-posta adresiniz ve telefon numaranız ile talep konunuz yer almalıdır. [HUKUK İNCELEMESİ: başvuru yöntemleri ve başvuru içeriğinin güncel Tebliğ ile teyidi]

Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir (KVKK m.13).

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz (KVKK m.14). [HUKUK İNCELEMESİ]

Bu Aydınlatma Metni, işleme faaliyetlerimizde veya mevzuatta meydana gelen değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır; sürüm ve yürürlük tarihi sayfanın başında yer alır.